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CAE: Deshazte de la complejidad de la gestión documental

CTAIMACAE.net hace que la complejidad de la gestión documental parezca sencilla

El control documental que deben de realizar las empresas titulares/principales, en respuesta a uno de los deberes en materia de coordinación de actividades empresariales, se convierte en muchas ocasiones en una tarea pesada e ineficaz que además de perder calidad supone un consumo de recursos innecesarios, llegando incluso a descuidar el resto de tareas a realizar para asegurar una buena coordinación de los trabajos contratados.

gestiondoc

Los principales problemas con los que se encuentra el empresario que tiene que revisar y analizar la documentación que le remiten las empresas que van a trabajar en concurrencia son, entre otros:

1.- Falta de definición en criterios y requisitos documentales lleva implícito:

  • Pérdida de Tiempo y consumo de Recursos del Empresario en el proceso de contratación, con un aumento de burocracia para el contratista y exceso en la documentación a solicitar a contratistas y controlar
  • Se trabaja en “defecto”, falta de control de requisitos documentales.

2.- Se genera una gran cantidad innecesaria de papel, olvidando la esencia de la coordinación de actividades: evitar que los riesgos puedan agravarse cuando se trabaja conjuntamente con otras empresas. Este exceso de trabajo de oficina, impide a los técnicos de prevención de las empresas contratantes, por ejemplo, que estén en la zona de trabajos analizando riesgos, realizando inspecciones, detectando necesidades de mejora…etc.

3.- Control descentralizado de la documentación cuando no se hace uso de una buena herramienta informática, o en otras palabras:

  • Existencia de diversos medios de envío de documentación (e-mail, fax, entrega de documentación en reunión), con el riesgo de perder documentación.
  • Diversas personas encargadas de gestionar los documentos según el departamento al que pertenezcan: criterios de validación no homogéneos.
  • Pérdida de documentación por no saber dónde está localizada (lo que generaría situaciones graves ante una inspección, accidente/incidente…descontrol…)

4.- El exceso de burocracia administrativa implica en la mayoría de ocasiones una respuesta insuficiente de contratistas, limitando su servicio en la fase de planificación y ejecución de trabajos. Esto supone atascos en los accesos a los centros de trabajo, retrasos en el inicio de los trabajos planificados, imposibilidad de analizar riesgos comunes y planificar las acciones preventivas consecuentes.

CTAIMA puede realizar, total o parcialmente, la gestión documental. Ahorrando esfuerzos y recursos, maximizando la eficiencia de la misma y garantizando una elevada calidad del servicio.

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